¿Realmente necesitan las empresas el almacenamiento y el manejo de materiales como parte del sistema de logística?. Si la demanda por los productos de una empresa se conociera con seguridad y los productos pudieran suministrarse instantáneamente para satisfacer la demanda, teóricamente el almacenamiento no sería necesario, ya que no se mantendría ningún inventario. Sin embargo ni es práctico ni económico que una empresa opere de esta manera ya que en general, la demanda la demanda no puede pronosticarse con exactitud. Por ello que las empresas usen los inventarios para mejorar la coordinación entre la oferta y la demanda y para bajar los costos generales. De aquí se deriva que el almacenamiento de los inventarios produce la necesidad de almacenamiento y también la necesidad de manejar los materiales. El almacenamiento se convierte en una conveniencia económica más que en una necesidad.
Razones para el Almacenamiento
1. Reducir los costos de producción – transportación
2. Coordinar la oferta y la demanda
3. Ayudar en el proceso de producción
4. Ayudar en el proceso de marketing
EL ALMACEN
Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía.
Son manejados a través de una política de inventario.
Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados
Sistema de gestión del almacén:
Se entiende por tal el sistema que determina los criterios para seleccionar el material que ha de salir del almacén para atender una petición concreta.
La importancia de este sistema radica en que incide directamente sobre el período de permanencia de los productos en el almacén.
La gestión del almacén tiene como función esencial optimizar los flujos físicos que le vienen impuestos del exterior.
Funciones de los almacenes
1) Mantener informado constantemente al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima.
2) Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)
3) Vigilar que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).
4) Minimizar costos logrando así dar mayor eficiencia a la empresa.
5) Darle movimiento a los productos estacionados dentro del almacén, tanto de entrada como de salida.
6) Valorizar, controlar y supervisar las operaciones internas de los movimientos físicos y administrativos.
SERVICIO DE ALMACEN
Una vez que el producto o mercancía es adquirida por el Departamento o Sección de Compras se inicia el ciclo de almacenamiento con las siguientes etapas de proceso:
RECEPCION
Habiéndose el Qué, el Cuándo y el Cómo, como resultado de la negociación en la compra, el almacén deberá estar dispuesto y en condiciones de recepcionar la mercadería de acuerdo a a los parámetros establecidos, para lo cual deberá disponer del personal adecuado e idóneo para la recepción y verificación de las mercaderías recibidas, luego debe efectuarse una verificación o inspeccionada.
ESTIBA
Esta función se refiere al movimiento de mercaderías para ubicarlas y darle un espacio físico que se ha dispuesto para el efecto en el recinto, lo que entenderemos como la distribución interna considerando el espacio físico disponible, rotación de la mercadería, tamaño de embalaje o unidades, peso de los mismos, para lograr una adecuada protección, con la seguridad necesaria, para luego sea de rápida distribución y entrega al usuario en el momento oportuno.
CONTROL
Consiste en mantener un estrecho control de los procedimientos y funciones desarrolladas en el interior, implicando el ejercicio de una revisión efectiva de las especies que deben estar en las condiciones óptimas y en la cantidad que corresponde según los registros administrativos como también desde afuera del mismo.
PRE DESPACHO
Esta instancia es la gestión previa al despacho en sí, lo que significa contar con un espacio adecuado para preparar los pedidos y tener lista la mercadería en un lugar específico (DOCK), para ser despachados, cuando son requeridos por el usuario.
DESPACHO
El ciclo de almacenes se ve culminado por la entrega o despacho de las mercaderías depositadas en el recinto del almacén, función eminentemente práctica, ya que es deber del encargado verificar que la mercadería salga en óptimas condiciones de calidad y en la cantidad justa a la requerida, coincidente con la Guía de Despacho.
Una de la importancia que tiene esta función, es que mantiene informado del flujo de salidas de mercaderías del almacén es equivalente a tener la información, que nos permita saber en todo momento, cuando debemos reaprovisionar los stock.
PACKING
Se distinguen 3 elementos de protección al producto:
El envase: Que presenta el producto al consumidor
El empaque: Integra lotes comerciales del producto envasado.
El embalaje: Permite acondicionar lotes de productos embalado en unidades de carga para su transporte.
En el envase se señalan las características distintivas del producto y su identificación, mediante un código de barras para facilitar su facturación y control en almacenes, también se deben señalar claramente las normas de manejo y posibles riegos, así como las condiciones para una mejor conservación y en su caso fecha de caducidad o vencimiento.
PICKING (Preparación de Pedido)
Consiste en recolectar o agrupar una serie de productos diversos para satisfacer un pedido, lo que puede ser en forma manual, existiendo en la actualidad la tendencia de automatizar el proceso cuando el volumen de mercadería lo requiera.
La preparación del pedido puede hacerse de varias formas:
Proceso manual.- Generalmente este proceso se da para satisfacer las necesidades de atención a los pedidos de productos de relativamente pequeño volumen y a granel, siendo necesario depositar en un envase diversos productos reseñados en una guía de despacho como fuente de información.
Proceso automático.- La tecnología se pone al servicio del almacén, con una serie de equipos que facilitan la preparación del pedido, se utiliza para grandes volúmenes de movimiento de mercaderías.
Proceso Mixto – Automático / Manual.
En muchos casos es aconsejable integrar dos prácticas debido a que los procedimientos manuales no satisfacen plenamente los resultados esperados y por otro lado resulta muy oneroso implementar la automatización total del picking en el almacén.
Producto a hombre.- Consiste básicamente en que la totalidad de los productos almacenados son trasladados en contenedores plásticos, cajas o palet a través de rieles, carruseles o levadores, como
herramientas indispensables para el picking.
DISTRIBUCIÓN INTERNA Y EXTERNA
El transporte está muy ligado al factor distribución ya que esta se sirve del transporte para cumplir su misión.
Administrar la distribución siempre comprenderá un adecuado transporte, siendo éste el elemento que sustenta la función distributiva.
Debiendo:
- Utilizar los planes de entrega y rutas más directas hacia el objetivo final.
- Maximizando los espacios disponibles y adecuando a las reales necesidades de movimiento de mercaderías.
- Organizando la estiba en forma precisa que permita un fluido desembarque y agilidad en el mismo.
- Evitando tiempos ociosos o lucro cesante.
PLANEAMIENTO Y ORGANIZACIÓN DE ALMACENES
Para realizar una mejor planificación es preciso:
- Examinar todos los factores que pueden influir sobre el plan final.
- Estudiar cada necesidad y sus limitaciones.
- Determinar la combinación que dará un servicio máximo con el mínimo de gastos.
También deben compilarse y estudiarse informaciones sobre los temas siguientes:
- Artículos que hay que almacenar, datos completos.
- Espacio disponible.
- Medios para el transporte dentro de la obre.
- Procedimientos de almacenaje con referencia esencial al control de las existencias.
- Equipos de almacén.
PRINCIPIOS PARA LA DISTRIBUCIÓN DE ESPACIO EN EL ALMACÉN
- Área necesaria para cada artículo.
- Tamaño del artículo o producto, longitud, ancho, alto.
- Peso del artículo.
- Número de unidades a almacenar en un mismo tiempo.
- Clase o tipo de estanterías, casilleros, bastidores, plataformas necesarias.
- Método de almacenamiento o apilamiento.
- Riesgo de accidente, incendio, explosión, etc.
- Frecuencia con que se pide el artículo
- Sistema empleado para calcular la cantidad.
EFICIENCIA MAXIMA EN LA UTILIZACION DE LA SUPERFICIE DESTINADA AL ALMACEN
NO SOLO ES PLANEAR BIEN DESDE EL PRINCIPIO LA UTILIZACION DEL ESPACIO EFICAZ DE ALMACÉN, SINO DESPUÉS DEBE USARSE LO MEJOR POSIBLE DURANTE SU FUNCIONAMIENTO PARA EVITAR:
Mala situación y desperdicio de espacio en el almacén.
Entorpecer la disposición de los materiales.
Reducir el rendimiento de producción ocupando superficie necesaria.
Acumulación de cantidades excesivas de materiales que no se usan pero ocupan espacio.
PRODUCTIVIDAD MAXIMA DEL CAPITAL INVERTIDO
Una buena dirección de almacén, coordinada y un sistema bien organizado de registro de existencias, impiden el capital inmovilizado innecesariamente en los inventarios.
ESPACIO DISPONIBLE
Son muchos los factores específicos que hay que investigar en lo que respecta a la naturaleza del espacio disponible para el almacenamiento:
Área de las superficies, piso en que están situadas.
Formas y dimensiones de las superficies.
Situación de las superficies.
Situación con respecto a los montacargas y grúas.
Cargas admisibles de los pisos.
Altura de los techos.
Legislación relativa a los edificios.
MÉTODOS DE ALMACENAMIENTO CENTRALIZADO
Existencia de un almacén único, que sirva a las necesidades del material de todos los departamentos u otras dependencias existentes en el área.
Sus ventajas son:
Mejor Inspección.
Necesidad de menor número de personas de almacén.
El servicio es más eficiente.
Mejor disposición de almacenamiento.
Menor espacio ocupado.
Mejor control de existencias.
Mayor facilidad de detectar duplicidad de materiales.
DESCENTRALIZADO
Consiste en la instalación de almacenes por áreas físicas, que por motivo de distancia es aplicable para los productos solo utilizados por la instalación asignada y en forma específica.
Sus ventajas son:
La menor distancia que deben recorrer los materiales, abaratan precios en los medios de transporte y manipuleo.
Se obtiene un mejor rendimiento en el cumplimiento de órdenes urgentes.
Hay una posibilidad de menor congestión o desorganización que el método centralizado.
DESCENTRALIZACIÓN TEMPORAL:
Almacenamiento provisional utilizando cajas o casilleros cerrados que se pueden apilar, transportar y disponer para satisfacer ciertos fines especiales.
VENTAJAS DE LOS BUENOS MÉTODOS DE MANEJO DE MATERIALES
Menores Costos: El manejo de materiales puede consumir del 20% al 50% de costos de mano de obra, por lo que equipos modernos aumenta considerablemente la cantidad de materiales desplazados por trabajador.
Rapidez: Con un sistema moderno y mecanizado se puede garantizar un caudal de producción más constante.
Menos Productos dañados: Se reducen los daños durante su proceso de desplazamiento.
Mejor Control: Las piezas transportadas, según los métodos modernos, son más fáciles de controlar.
Economía del Local: El moderno manejo de materiales hace posible el máximo aprovechamiento del espacio.
Seguridad: Los accidentes mayormente se producen por manipulación de materiales, las empresas deben garantizar métodos de manejo de seguridad.
SEGURIDAD EN EL ALMACENAMIENTO INCENDIO: Aparatos adecuados para combatir incendios, disponiéndose de tal manera que sean accesibles. (Extintores portátiles)
AGENTES ATMOSFÉRICOS: Aquellos materiales que por su volumen se almacenan al aire libre, deberán cubrirse.
CALOR Y FRÍO: Los líquidos y materiales que son afectados por variaciones de temperatura, deberán almacenarse en lugares con aire acondicionado.
LA SEGURIDAD EN EL MANEJO DE LOS MATERIALES:
Seguridad del personal y equipo.
Seguridad que requieren los materiales que se manejan.
Seguridad de los operadores del Equipo que movilizan los materiales, debiendo portar: Guantes de Seguridad, Botas de Seguridad (con punta de acero), Casco, etc.
HERRUMBE: Piezas fundidas y otros materiales que puedan ser afectados por la Herrumbe (óxido de hiero) o la corrosión, se almacenan en lugares secos o también engrasarlos.
DETERIORO O EVAPORACIÓN: Los materiales que se deterioran con el tiempo no deben almacenarse en cantidades excesivas. Los materiales líquidos deberán almacenarse en recipientes herméticamente
cerrados.
POLVO: Los materiales que se malogran si se ensucian con polvo deben protegerse en cajas o armarios cerrados.
ROBO: Es necesario tener los materiales de mayor valor en armarios bajo llave o si lo amerita en cajas fuertes.
TIPOS DE ALMACEN
ALMACENAMIENTO CERRADO.- Son espacios aislados, provistos de paredes y techo, con puerta y ventilación propia
ALMACENAMIENTO AL AIRE LIBRE.- Cuando el material, por su volumen peso, o por su propia naturaleza, no puede almacenarse en un lugar cerrado, se establecen áreas libres para su depósito.
ALMACENAMIENTO DE COBERTIZO.- Es una combinación de los anteriores. Se utiliza para productos que requieren máxima ventilación.
ALMACENAMIENTO ESPECIAL.- La gran mayoría de países consignan normas para el tratamiento de materiales peligrosos.
COSTOS Y TARIFAS DEL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO
Una compañía debe pagar costos por el sistema de almacenamiento, bien mediante tarifas que le cargue una empresa externa que le ofrezca tales servicios o bien mediante los costos internos generados por el sistema particular de manejo de materiales del almacén controlado por la compañía.
Existen cuatro sistemas de almacenamiento:
Existen cuatro sistemas de almacenamiento:
Almacenamiento público
Almacenamiento arrendado con manejo manual
Almacenamiento privado con manejo de paletas y carretillas elevadoras
Almacenamiento privado con manejo automatizado
Cada uno representa un nivel diferente de costos fijos y variables. La tarifa que se establece depende de varios factores como: Volumen de los bienes que se van a guardar y manejar, el tiempo que se necesitará del espacio del almacén, el número de artículos separados en la mezcla de productos, el tamaño promedio del pedido de salida y la cantidad de trabajo de obra requerido, y otros.
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