Antes de tomar la decisión de implementar un proyecto, debe asegurarse de que este sea necesario para la empresa. Lo más recomendable es elaborar un documento que incluya un análisis de costo y beneficio. Esto consiste en hacer un análisis de la inversión que se desea realizar versus la rentabilidad que generará el producto implementado.
Una vez que se cuenta con la justificación, se debe definir los objetivos y los criterios de éxito relacionados: en cuánto tiempo se desea terminar el proyecto y cuál es su presupuesto. Esta primera etapa concluye con la designación del responsable o director del proyecto y la identificación de los interesados, es decir, aquellas personas que serán afectadas por el proyecto (usuarios, clientes, equipo de trabajo y proveedores). El responsable elegido debe contar con habilidades directivas para que pueda mantener siempre informado a los interesados y ejecutar el proceso adecuadamente.
2. PLANIFICAR EL PROYECTO
Dividir el proyecto en partes más pequeñas y manejables es un inicio importante. Se puede empezar estableciendo las fases de trabajo. Cada fase debe ser planificada teniendo en cuenta cuatro documentos importantes:
1) La definición de las etapas (productos entregables) del proyecto
2) La estimación de los recursos, tiempos y costos especificados en un cronograma y un presupuesto
3) El análisis del riesgo detallado en un registro de riesgos, y
4) Las métricas de calidad especificadas en un plan de gestión de calidad.
El registro de riesgos incluye las oportunidades y amenazas que se presentan durante el proyecto, y debe ser actualizado permanentemente por el director. Por otro lado, las métricas de calidad son los indicadores de desempeño del proyecto y del producto (índices de desempeño de costos y tiempos, y el número de partes del proyecto defectuosos en relación con el número de partes producidos).
Estos documentos deben ser integrados en un plan de proyecto, el cual se convertirá en la guía a seguir.
Implementar el proyecto siguiendo el plan elaborado en la etapa previa. Se generarán ciertos resultados que deberán ser comparados con el plan de dirección para verificar si se están logrando los objetivos de costo, tiempo y alcance.
El éxito se mide por el cumplimiento de los objetivos. Durante este análisis comparativo se debe definir si se requieren tomar algunas acciones preventivas o correctivas. Por ejemplo, si se tenía comprometido acabar una fase al segundo mes y el trabajo recién es entregado al tercero, se tiene que identificar la causa de la demora y tomar las acciones correctivas necesarias para tratar de recuperar ese mes de retraso. Un factor crítico de éxito en esta etapa es verificar si durante el proyecto los interesados de los avances y cambios realizados en toda la ejecución del trabajo.
4. CERRA EL PROYECTO
Una vez que se cumplieron los productos entregables del plan, se debe cerrar el proyecto teniendo en cuenta dos factores: la transferencia del producto o el servicio final al área de operaciones y mantenimiento, que de ahora en adelante se encargará del producto o servicio, y el archivo de la documentación del proyecto, incluidas las lecciones aprendidas. Esta documentación será valiosa para futuros trabajos. Trate de que estos datos sean almacenados en un sistema de información que permita que en años posteriores pueda revisarse fácilmente.
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